AI per Aziende costruisce strumenti di intelligenza artificiale su misura per imprese che mandano tecnici, montatori e squadre in trasferta. I dipendenti mandano foto degli scontrini e vocali su WhatsApp o Telegram; l'AI prepara la nota spese, segnala le spese non pagate in modo tracciabile e tiene insieme alloggi e turni della settimana, mentre rimborsi e programmi li approvate tu o l'ufficio. Si parte da una call conoscitiva gratuita di 30 minuti.
Il caposquadra torna dopo tre settimane fuori con una busta di ricevute stropicciate, metà senza data leggibile. L'ufficio passa due giorni a ricostruire chi ha speso cosa, in quale cantiere e per quale commessa.
Dal 2025 vitto, alloggio e taxi rimborsati in trasferta restano esenti per il dipendente solo se pagati con strumenti tracciabili. Uno scontrino pagato in contanti, scoperto a fine mese, diventa reddito da tassare in busta paga.
Il lavoro si sposta di una settimana, la squadra cambia, e qualcuno deve trovare tre camere vicino al cantiere per lunedì. Si chiama, si scrive, si prenota quello che resta. E l'elenco di chi dorme dove sta solo nella testa di una persona.
Turni, rientri del venerdì, cambi di squadra: le informazioni girano su gruppi WhatsApp affollati. Quando il cliente chiede chi arriva martedì, rispondere con certezza richiede tre telefonate.
Il dipendente fotografa lo scontrino e manda un vocale su WhatsApp o Telegram: l'AI legge importo, data e tipo di spesa, la collega al cantiere e prepara la nota spese. L'ufficio la controlla e la approva.
Quando una ricevuta di vitto, alloggio o taxi non mostra un pagamento tracciabile, l'AI lo segnala al dipendente e all'ufficio il giorno stesso, non a fine mese. Come trattarla lo decide l'azienda con il consulente.
Impostiamo le regole della tua azienda: a piè di lista, forfait giornaliero o misto, con i limiti che decidete con il consulente del lavoro. L'AI applica le regole a ogni trasferta e prepara il prospetto.
Prenotazioni, indirizzi e chi dorme dove finiscono in un elenco unico, aggiornato dai messaggi di chi prenota. Quando un turno cambia, l'AI ti segnala quali camere vanno spostate.
Ogni domenica sera l'AI prepara per ciascun dipendente il messaggio con cantiere, orario di partenza, alloggio e compagni di squadra. Lo approvi e parte a tutti.
Se nella gestione delle tue trasferte c'è un passaggio che i software pronti non risolvono, lo costruiamo: il software su misura è il nostro lavoro. Si parte da come lavorano davvero le tue squadre.
Tre passi, e il primo è una chiacchierata senza impegno.
Trenta minuti online. Ci racconti quante persone mandi in trasferta, come arrivano oggi scontrini e prenotazioni e dove si perdono le ore in ufficio. Capiamo insieme cosa può fare l'AI, e se non serve te lo diciamo.
Costruiamo una prima versione con le vostre regole di rimborso, i vostri cantieri e le note spese di un mese reale. Vedi il risultato sui tuoi dati prima di decidere.
Lo usano i dipendenti dal telefono e l'ufficio dal computer; lo correggiamo insieme nelle prime settimane. L'AI prepara note spese, prospetti e messaggi: niente diventa un rimborso senza l'approvazione dell'azienda.
Note spese, prospetti e programmi della settimana li approva una persona dell'azienda. Gli avvisi su una ricevuta mancante o pagata in contanti partono subito, perché servono al dipendente il giorno stesso. Le regole fiscali le decidete con il consulente.
Assistenti su WhatsApp e Telegram, programmi che lavorano sui dati dell'azienda, prospetti automatici: costruiamo lo strumento che serve, partendo dal problema concreto.
Ricevute, commesse e spostamenti delle squadre servono solo al vostro strumento, non ad addestrare altri modelli. Il codice costruito per voi resta vostro.
Il modo più semplice è raccogliere ogni spesa il giorno stesso, non a fine mese. Con lo strumento che costruiamo, il dipendente manda la foto dello scontrino e una frase su WhatsApp o Telegram; l'AI legge importo, data e tipo di spesa, la collega al cantiere e prepara la nota. L'ufficio controlla e approva, senza ricopiare niente.
Dal 2025 sì, per vitto, alloggio e taxi o NCC: i rimborsi restano esclusi dal reddito del dipendente e deducibili per l'impresa solo se il pagamento è tracciabile, con carta o bonifico. Treni e aerei non rientrano nel vincolo. Lo strumento segnala subito le ricevute senza pagamento tracciabile; come trattarle lo decidete con il consulente.
Dipende da come lavorano le tue squadre, e va deciso con il consulente del lavoro. Secondo l'art. 51, comma 5, del TUIR il forfait è esente fino a 46,48 euro al giorno per le trasferte in Italia e 77,47 per l'estero, ma anche lì vitto e alloggio vanno pagati in modo tracciabile. Il piè di lista rimborsa le spese documentate. Attenzione: chi lavora sempre in luoghi diversi senza sede fissa può avere un regime diverso. Lo strumento applica la regola che scegliete.
Sì, esistono software pronti per note spese e trasferte, spesso legati al gestionale delle paghe, e per molte aziende vanno bene. Se però le tue squadre lavorano in cantiere, mandano tutto su WhatsApp e cambiano programma ogni settimana, ha senso uno strumento su misura. Nella call gratuita ti diciamo onestamente quale delle due strade ti conviene.
Non direttamente. Al momento non colleghiamo in automatico i gestionali paghe o contabili già in uso. Prepariamo prospetti mensili per dipendente e per commessa, in PDF o in un file da passare al consulente del lavoro o all'ufficio paghe, che li usa per la busta. Così cambi il modo di raccogliere le spese senza toccare il resto.
Il prezzo segue la dimensione del lavoro. Uno strumento che trasforma le foto degli scontrini in note spese per dieci tecnici è più piccolo di uno che segue anche alberghi, turni e costo di trasferta per commessa su più squadre, quindi non c'è un listino fisso. In una call conoscitiva gratuita di 30 minuti guardiamo come viaggiano oggi le squadre e vi diamo una cifra chiara prima di costruire.
Foto degli scontrini, spese e spostamenti dei dipendenti servono solo a far funzionare lo strumento dell'azienda: non li cediamo per addestrare altri modelli. Il codice resta vostro anche se smettete di lavorare con noi. Note spese, prospetti e programmi della settimana partono solo dopo l'approvazione di una persona dell'azienda; l'unico messaggio automatico è l'avviso al dipendente quando manca una ricevuta o non è tracciabile.
Una call conoscitiva gratuita di 30 minuti: ci racconti come gestite oggi trasferte, spese e alloggi, noi ti diciamo cosa si può affidare all'AI e cosa no. Nessun impegno.
Grazie. Ti scriviamo noi per fissare la call: rispondiamo entro 4 ore nei giorni feriali.
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